Manajemen Perubahan dalam Penanganan Covid-19 di Vietnam

Manajemen perubahan memiliki peranan penting dalam perubahan atau transformasi organisasi. Transformasi organisasi tidak dapat berjalan lancar tanpa adanya perencanaan dan pengelolaan yang baik. Kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh organisasi untuk mengubah perilaku anggota dan sistem organisasi perlu memperhatikan prinsip manajemen perubahan. Hal ini berlaku tidak hanya untuk organisasi bisnis, namun juga untuk organisasi publik atau pemerintahan.

Manajemen Perubahan dan Pandemi Covid-19

Pandemi Covid-19 menuntut adanya perubahan perilaku masyarakat. Masyarakat yang mematuhi protokol kesehatan akan turut berperan menekan laju penularan Covid-19. Mengubah perilaku masyarakat ini tidaklah mudah. Vietnam memberikan satu contoh yang sangat baik dalam mengelola perubahan masyarakat Vietnam.

Vietnam adalah negara dengan jumlah orang terinfeksi Covid-19 yang sangat rendah dan jumlah kematian yang sangat sedikit. Pada gelombang pertama pandemi Covid-19, setelah enam bulan pandemi berlangsung, kasus infeksi di Vietnam hanya 349 orang dengan 0 kasus kematian (VoaNews, 2020). Vietnam sendiri sudah beberapa kali menderita akibat pandemi kesehatan. Diantaranya adalah virus SARS dan demam berdarah (Jones, 2020). Dengan pengalamannya ini Vietnam telah membangun sistem kegawatdaruratan kesehatan yang kuat. Sistem kegawatdaruratan kesehatan yang kuat ini mampu menahan dampak pandemi Covid-19.

Selain sistem kesehatan yang baik, apa saja yang dilakukan oleh pemerintah Vietnam untuk dapat mengubah kebiasaan dan perilaku masyarakat dalam menghadapi pandemi Covid-19?  Hal ini dapat dilihat dari delapan tahapan manajemen perubahan yang dirancang oleh John Kotter.

1. Memunculkan Keterdesakan

Seluruh stakeholder yang terkait perlu disadarkan adanya hal yang sangat penting dan mendesak sehingga diperlukan perubahan. Dengan kesadaran ini maka stakeholder akan mendukung dan bersedia untuk melakukan perubahan. Walaupun Vietnam adalah negara dengan satu partai politik yang berkuasa, yaitu partai komunis. hal tersebut tidak menjamin warga akan dengan mudah diajak untuk bekerjasama mematuhi protokol kesehatan. Vietnam adalah negara yang memiliki fasilitas kesehatan yang tidak sebagus Korea Selatan dan sistem kesehatan di bawah China, oleh karenanya Vietnam sangat menggantungkan kerjasama dari warganya untuk mengalahkan Covid-19. (Ngunyen, 2020).

Pemerintah Vietnam memanfaatkan berbagai kanal dan cara dengan satu pesan yang sama, bahwa Vietnam sedang dalam masa perang melawan Covid-19. Penekanan ini diperlukan karena Vietnam tidak akan sanggup menampung 1000 orang yang sakit karena Covid-19. Berberapa langkah yang dilakukan Pemerintah Vietnam untuk membangun kesadaran masyarakat adalah:

• Kampanye dilakukan secara konsisten untuk memberikan pesan bahwa virus ini adalah ancaman yang harus dilawan bersama. Pemerintah Vietnam menggunakan poster, papan informasi, slogan, media, hingga pengeras suara untuk dapat menyadarkan masyarakat.
• Secara rutin mengirimkan SMS kepada warganya untuk mematuhi protokol kesehatan.
• Membuat lagu tentang cara mengamankan diri dari Covid-19 yang diunggap di YouTube.
• Seorang dancer di Vietnam membuat konten tarian (dance) dan tantangan (challenge) pada platform TikTok menggunakan lagu Covid1-9 pemerintah yang kemudian menjadi viral.
• Mengenakan denda dan sanksi pada pembuat informasi hoax mengenai Covid-19 di media sosial.

2. Membentuk Koalisi

Dalam era yang semakin kompleks, keterkaitan antar stakeholder dalam suatu program transformasi tidak dapat dihindari. Oleh karena itu dalam melakukan perubahan kita perlu melibatkan seluruh stakeholder. Hal inilah yang dimaksud dengan membangun koalisi. Semakin besar transformasi yang ingi dilakukan maka semakin besar koalisi yang perlu dilakukan, lintas institusi, bidang, dan komunitas.

Dalam menghadapi pandemic Covid-19, pemerintah Vietnam membangun koalisi dengan cara bekerjasama dengan seluruh pemerintahan lokal dan agen yang terkait untuk dapat melakukan kunjungan ke tiap rumah warga. Kunjungan ini bertujuan untuk mengetahui apakah ada penduduk yang baru saja kembali dari luar negeri sejak 8 Maret. Kemudian melakukan tes Covid-19 kepada mereka dan mengkarantina siapapun yang berisiko di rumah ataupun area tersebut.

Pemerintah Vietnam juga membangun koalisi yang kuat dengan militer sehingga pihak militer melakukan patroli di setiap jalan di Vietnam untuk memastikan keamanan dan kepatuhan warganya dalam menjalankan protokol kesehatan. Dengan bantuan militer, lockdown dapat dilakukan secara efektif. Setiap warga yang baru tiba dari luar negeri harus menjalankan karantina di fasilitas kesehatan yang disediakan pemerintah selama 14 hari.

Koalisi juga dilakukan pemerintah Vietnam dengan pekerja seni. Para pekerja seni membantu membuat pesan-pesan kesehatan pemerintah menjadi tidak kaku dan lebih mengikat (engaging). (Wilson, 2020)

3. Membangun Visi

Visi dari program transformasi perlu dibuat dengan cermat. Visi ini kemudian diturunkan ke dalam arah dan sasaran di level operasional. Kriteria sasaran yang baik dapat mengikuti kriteria SMART, yaitu Simple (S), Measureable (M), Achievable (A), Realistic(R), dan Timely (T).

Dalam menghadapi pandemic Covid-19, pemerintah Vietnam membuat tujuan yang sederhana dan mudah dipahami yaitu berusaha agar sistem kesehatan tidak kolaps. Pemerintah Vietnam mengukur secara cermat kemampuan sistem kesehatannya menjadi suatu alat ukur. Pemerintah Vietnam juga membuat sistem informasi Covid-19 yang terintegrasi dan diyakini keakuratan datanya. Dengan ini kebijakan yang dibuat akan berdasarkan data (data-driven policy) sehingga kebijakan menjadi tepat sasaran.

4. Membagikan Visi

Visi yang telah ditetapkan harus dapat dikomunikasikan dengan bahasa yang mudah dipahami. Semakin mudah untuk dipahami maka semakin mudah mengajak stakeholder untuk berpartisipasi dalam program transformasi.

Dalam kampanye melawan Covid-19, pemerintah Vietnam menggunakan berbagai metode dan kanal informasi yang langsung menyentuh masyarakat. Pemanfaatan platform digital sebagai kanal informasi adalah hal yang tepat di era yang digital ini. Karena masyarakat sudah meninggalkan media cetak dan beralih ke media digital dalam mencari informasi. Pendekatan yang dilakukan pemerintah Vietnam pun sesuai dengan karakter masyarakat Vietnam. Yaitu dengan menggunakan bahasa sehari-hari, memanfaatkan lagu, dan animasi yang menarik.

5. Mendorong Kekuatan

Pemimpin program transformasi perlu memberdayakan seluruh stakeholder secara berjenjang. Mulai dari stakeholder utama hingga komunitas kecil yang turut memiliki andil. Jika muncul masalah dalam proses implementasi transformasi maka harus segera dilakukan evaluasi dan konsolidasi.

6. Merayakan Kemenangan Kecil

Suatu program perubahan memiliki tujuan besar yang bersifat jangka panjang. Tujuan jangka panjang itu harus dapat dioperasionalisasikan menjadi tujuan-tujuan jangka pendek. Dengan adanya tujuan jangka pendek, tim transformasi dan stakeholder memiliki panduan untuk mengidentifikasi apakah aksi yang dilakukan sudah tepat. Ketika tujuan-tujuan jangka pendek tercapai, maka perlu bagi tim transformasi untuk memberitahukan keberhasilan tersebut kepada para stakeholder. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan keperacayaan (trust) dan keterikatan (engagement) dari para stakeholder.

7. Konsolidasi

Dengan keterlibatan berbagai pihak dalam suatu progam transformasi maka konsolidasi yang baik menjadi krusial. Untuk dapat berkonsolidasi dengan baik maka perlu ditetapkan mekanisme yang standar. Mekanisme ini mengatur aliran informasi dan instruksi.

8. Memberikan Arahan

Yaitu menurun jangkar pada tempat yang strategis agar gerakan perubahan dapat lebih membesar dampaknya. Fokus pada hal yang strategis dapat membuat penggunaan sumber daya menjadi lebih efisien dan tepat guna. Adanya fokus juga membuat tim menjadi lebih terarah dalam gerak.

Kesuksesan Vietnam dalam menghadapi Covid-19 adalah suatu contoh riil bagaimana implementasi manajemen perubahan yang sangat apik dan terorkestrasi dengan baik. Vietnam berhasil melakukan propaganda pencegahan Covid-19 tanpa menimbulkan kepanikan. Hal ini diperoleh dengan konsolidasi yang baik antara pemerintah, instansi, komunitas, dan masyarakat.

Baca tulisan lainnya dalam kategori bisnis dan manajemen di blog ini.

---

Referensi

Jones, Anna. (2020). Coronavirus: How ‘overreaction’ made Vietnam a virus success. BBC, London, 15 Mei 2020. Dapat diakses pada tautan: https://www.bbc.com/news/world-asia-52628283  (diakses pada tanggal 15 April 2021)

Ngunyen, Maya. (2020). Vietnam’s War Against COVID-19. The Diplomat, 19 Oktober 2020. Dapat diakses pada tautan: https://thediplomat.com/2020/10/vietnams-war-against-covid-19/ (diakses pada tanggal 15 April 2021)

VOA News. (2020). How Did Vietnam Become Biggest Nation Without Coronavirus Deaths? VOA News, Washington, 21 Juni 2020. Dapat diakses pada tautan: https://www.voanews.com/covid-19-pandemic/how-did-vietnam-become-biggest-nation-without-coronavirus-deaths (diakses pada tanggal 15 April 2021)

Wilson, Christine. (2020). ‘There was no confusion’ – Lessons from Vietnam on COVID-19. British Council, June 2020. Dapat diakses pada tautan: https://www.britishcouncil.org/research-policy-insight/insight-articles/lessons-vietnam-covid-19 (diakses pada tanggal 15 April 2021)

---

Ilustrasi change management: https://thecontentwrangler.com/